Googleドライブの使い方活用術! 知らないと損する3つの知識!


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【 第7回 】「知らなきゃ損する3つの便利ポイント!」

第2回〜第6回で、Googleドライブを使ったドキュメント作りを学習してきました。

最後の第7回目では、Googleドライブを使うならば絶対知っておいた方が良い便利な機能や知識を3つに絞ってご紹介しようと思います。

 

【 目次 】

第1回、「Googleドライブって何ができるの?」

第2回、「Word代わりに使える「文書」とは?」

第3回、「プレゼン資料作りに使える機能ご紹介!」

第4回、「Excel代わりに使える「スプレッドシート」」

第5回、「アンケートフォームなどが簡単に作れる機能」

第6回、「ちょっとしたイラスト作りに最適な機能!」

第7回、「知らなきゃ損する3つの便利ポイント!」

 

 

1,Googleドライブのファイルは無制限に作れる!?

2013年8月現在、Googleドライブの無料アカウントで利用出来る保存容量は15GBです。

ただ、これは「Googleドライブ」「Gメール」「Google+写真」の3つを合わせた合計容量となっています。では実際に、容量を確認してみましょう!

 

まず、Googleドライブのトップ画面下段にある「管理」をクリックします。

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すると、保存容量の確認画面が表示されます。

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現在、私のGoogleドライブには、多種多様なドキュメントファイルが無数に存在しています。

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ところが、先程の保存容量詳細を見てみると、使用量はゼロになっています。

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ゼロの理由は、「Googleドライブを利用したドキュメントは容量にカウントされない」というルールがあるためなんですね!

これって、単純にスゴイことだと思ってます…。

つまり、容量として15GBの制限はあるものの、「文書」や「スプレッドシート」などを使ったドキュメント作りは、無制限に作ることが出来るというわけです。

 

では、何をすれば容量にカウントされるのか?というと…、

Googleドライブ使わずに作成したドキュメントや画像などを、アップロードした場合にカウントされることになります。

アップロードは、トップ画面にある「作成」ボタンの横にある小さなボタンから行えます。

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ここから、例えばExcelやWordなどで作ったファイルや、圧縮ファイル、画像ファイルなどをアップロードすると、しっかりと容量に追加されるのが分かります。

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この「容量ゼロ」というルールを知っていると、「残りの保存容量」をまったく気にせずに、ドキュメント作りを行えるので安心ですね!

 

2,ファイルの形式変換が自由自在!

Googleドライブを利用して作成されたドキュメントは、通常だとGoogleドライブのファイル形式で保存されています。

ただ、ファイル形式は簡単に様々なものに変換できる機能が搭載されています。

 

メニューの「ファイル」から「形式を指定してダウンロード」を選択すると、変換可能なファイル形式一覧が表示されます。

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これを利用すると、GoogleドライブのファイルをExcel・Wordなどの形式に変換したり、PDFやWebページ形式に変換するのもワンクリックで可能になります。

(Excel・Word形式は、多少レイアウトが崩れる場合もあります)

 

さらに面白いことに、「逆のファイル変換」も可能になっています。

例えば、Word・ExcelファイルをGoogleドライブ形式に変換したり、PDFなどの資料をGoogleドライブ形式に変換するといった事も簡単です。

ファイルをアップロードすると表示されるウィンドウ内で、オプションにチェックを入れると「逆変換」が可能になります。

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特に、PDFなどは簡単に内容を編集できないので、一度Googleドライブ形式に変換して編集を行った後に、再度PDF形式に変換する!というのが簡単にできるので便利ですよ!

 

3,ファイルの「共有」が簡単過ぎる!

Googleドライブを利用したドキュメント作りでは、「文書」「スプレッドシート」「プレゼンテーション」などの編集画面から、簡単に共有が出来るようになっています。

「共有」を設定すれば、大容量のファイルをわざわざ圧縮してメール送信しなくても、リンクURLを教えてあげるだけで相手側がファイルを閲覧することが出来ます。

また、報告書なども上司にリンクURLを教えておけば、いちいち「報告書は出来たか?」と聞かれることもありませんよね。

 

やり方は簡単で、どの編集画面からでもよいので画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。

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するとウィンドウが表示されるので、ここに明記されているリンクURLを教えてあげれば完了です!(twitterやfacebook、メールなどで共有しましょう)

ただ、個人的に1つだけ設定した方が良いオプションがあります。アクセス設定の「変更」という部分をクリックします。

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すると、共有設定画面が表示されますので、ここにある「リンクを知っている全員」を選択します。

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この設定をしておくと、リンクURLを教えてあげた相手側は、リンクをクリックするだけですぐにファイルを閲覧することができます。

ちなみに、初期設定である「限定公開」のままだと、相手側はログインや承認作業などが必要なので非常に面倒くさいです…。

 

また共有設定画面にある「アクセス」のオプションも重要です。

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「閲覧者」にしておけば、相手側は閲覧のみ可能で編集はできません。

「共同編集者」にすると、相手側は閲覧も編集も可能になります。

このため、一緒にドキュメントを作るのでなければ、「閲覧者」に設定しておくことをオススメしておきます。

 

ちなみに、共同編集出来るようにしておくと、相手側と画面内でコメントを利用したトークも可能なので、非常に面白いです。

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【 第7回 】のまとめ

今回、ご紹介した内容は「知っている」のと「知らない」では、大きく差が出ると思いますので、忘れないようにしましょう。

もう一度、3つのポイントをおさらいしておきます!

  1. Googleドライブを利用したドキュメントは、容量にカウントされない!
  2. ファイル形式の変換は、自由自在に出来る!
  3. 「共有」のオプション設定を使って、便利な作業が可能!

という内容でしたね。

 

さて、今回の第7回目で一旦「Googleドライブの活用術」は終了となります。

みなさん、如何でしたか?

Googleドライブは、使っていくうちにその良さが分かっていき、段々手放せなくなっていくと思います。このような素晴らしい機能を完全無料で使えるのは、本当に良い時代だと実感しております。

また、Googleドライブのバージョンアップはかなり速い部類に入るので、突然新しい機能が追加されたりします。

その際には、また第2弾として活用術をまとめたいと思っていますので、どうぞよろしくお願いします!!

 

 

 

【 目次 】

第1回、「Googleドライブって何ができるの?」

第2回、「Word代わりに使える「文書」とは?」

第3回、「プレゼン資料作りに使える機能ご紹介!」

第4回、「Excel代わりに使える「スプレッドシート」」

第5回、「アンケートフォームなどが簡単に作れる機能」

第6回、「ちょっとしたイラスト作りに最適な機能!」

第7回、「知らなきゃ損する3つの便利ポイント!」

 

written by まさとらん