Excel代わりに使えるGoogleドライブ「スプレッドシート」の使い方活用術!


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【 第4回 】「Excel代わりに使える「スプレッドシート」」

第4回目は、オフィス文書としては恐らく最も利用頻度の高い「表計算」についてご紹介いたします!

一般的には、Excelなどを使っている会社が多いと思いますが、ほとんど同じような事がGoogleドライブの「スプレッドシート」という機能を使う事で実現することが出来ます。

 

【 目次 】

第1回、「Googleドライブって何ができるの?」

第2回、「Word代わりに使える「文書」とは?」

第3回、「プレゼン資料作りに使える機能ご紹介!」

第4回、「Excel代わりに使える「スプレッドシート」」

第5回、「アンケートフォームなどが簡単に作れる機能」

第6回、「ちょっとしたイラスト作りに最適な機能!」

第7回、「知らなきゃ損する3つの便利ポイント!」

 

 

まずは、Googleドライブのトップ画面から「スプレッドシート」を選択します!

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すると、普通の表計算ソフトと同じようなエディタが開きます。

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(初回起動時は、白紙のファイルとなっています)

 

あとは、このままブラウザ上で一般的な表計算のドキュメントが作れるようになります。

書式を変えたり、幅などを調整して枠を固定したままスクロールしたりといった基本的なことはもちろん可能です。他にも便利な機能があるので、少しずつ見ていきましょう!

 

便利な機能を使いこなす!

まずは、資料を分かりやすくするためには必須の「グラフ」についてご紹介します。

以下に、一般的な表計算のサンプルを用意しました。あとは、範囲を指定して「グラフボタン」をクリックします。

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すると、グラフエディタが表示されます。

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範囲を指定した内容によって、自動的にオススメグラフを掲示してくれるのが便利です。

 

もちろん、他にも「面グラフ」「散布図」「円グラフ」などから選択することも出来るうえ、細かいカスタマイズも設定することが可能です。

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グラフが決まったら「挿入」ボタンをクリックすることで、ドキュメントに追加することが出来ます。

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ドキュメント上に配置した後でも、ゼロから編集することが出来るようになっています。

グラフの種類を変えたり、色やカタチなどを変更することや、グラフに表示させる項目やプロパティなども自由にいじれます。

 

また、グラフの面白い機能として、国名を入力してグラフ化することも可能です。

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国名を入力しただけで、世界地図に指定の国名だけを表示させることが出来るわけです!

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さらに、先程の国名の横に数値も一緒に入れると…、

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自動的に、指定の国で数値の大きさによって色分けされた「分布図」のようなものを作ることも可能です。

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また、地図は「アメリカ」「ヨーロッパ」「アジア」など、エリア別で表示させることも可能ですよ。

 

次に、グラフと同様に必須の機能が「関数」でしょう。

スプレッドシートにも、Excel並の関数が搭載されています。例えば、先程のサンプルで「1月の合計」を関数を使って計算してみます。

合計値を出したいセルを選択した後に、「関数ボタン」をクリックします。

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リストが表示されるので、「SUM」を選択します。

 

範囲をドラッグ&ドロップして「エンターキー」を押せば完了です。

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このような計算は、別のシートのセルを指定したりなど、複数のシートを横断して計算することも当然出来ます。

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関数ボタンをクリックして表示されるリスト内の「その他の関数」をクリックすると、他にも使える関数が大量にあることが分かります。

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(それぞれの関数詳細についてはこちらから)

関数が大量にあることで、なかなか覚えきれませんが「関数補完」機能も搭載されているので、2〜3文字入力するだけで簡単に使える仕組みになっています。

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実は、マクロ機能も搭載されている!?

Excelの上級者になると、マクロ機能を使って表計算ドキュメント内にプログラミングをすることもがあると思います。これにより、自分独自の機能を追加することが出来るわけですが、このスプレッドシートでも同じようなことが出来ます。

まずはメニューから、「スクリプトギャラリー」を選択しましょう。

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すると、第3者が作ったスクリプトの一覧が表示されます。

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これらは、どれも便利な機能を備えたプログラムの集まりで、「インストール」ボタンをクリックするだけで、自分のドキュメントに追加することが可能です。

例えば、各国の単位変換機能であったり、Gメールやfacebookなどと連携させたりする事も可能になります。

 

 

また、誰かが作ったものではなく、ゼロから自分で作ることも当然出来ます。

チュートリアルも豊富に揃っていますが、スクリプトを作るのは初心者の方には少し難しい内容と言えるでしょう。

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もちろん、プログラミング用のエディタも用意されています。

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【 第4回 】のまとめ

表計算というのは、非常に奥が深いツールなので、まずは家計簿などの身の回りで役に立ちそうなネタをピックアップして実践してみるのが効率の良い進め方になるでしょう。

今回、ご紹介した機能をもう一度おさらいしておきます。

  • ワンクリックで、最適なグラフを作れる!
  • 指定の国を選択した世界地図が作れる!
  • 多彩な関数が使えて、補完機能も充実!
  • 複数シートを横断計算出来る!
  • スクリプトを使って、独自機能を追加出来る!

という内容でした。

個人的に、地図の生成機能はかなり優秀だと思いますので、機会があればぜひ活用してみてくださいね!

 

第5回目を読む

 

 

 

【 目次 】

第1回、「Googleドライブって何ができるの?」

第2回、「Word代わりに使える「文書」とは?」

第3回、「プレゼン資料作りに使える機能ご紹介!」

第4回、「Excel代わりに使える「スプレッドシート」」

第5回、「アンケートフォームなどが簡単に作れる機能」

第6回、「ちょっとしたイラスト作りに最適な機能!」

第7回、「知らなきゃ損する3つの便利ポイント!」

 

 

written by まさとらん