Excel、Wordはもう古い?仕事に活かす「Googleドライブの使い方」活用術!(全7回)


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【 第1回 】「Googleドライブって何ができるの?」

みなさんは、「Googleドライブ」と聞いて何を連想しますか?

私の周りには、今でも「ネット上にファイルを保存する場所でしょ…?」なんて声が聞こえてきます。しかし、Googleドライブには仕事で使える機能がたっぷりと搭載されています…しかも無料で…。

そこで今回から、「全7回」に渡りGoogleドライブの活用術をご紹介していきますので、この機会にぜひ挑戦してみてくださいね!(目次は、記事最下段を参照)

Googleドライブ

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早速始めてみよう!

さて、Googleドライブのトップ画面は以下のような感じで表示されます。

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ここでは、普段からパソコンでフォルダ階層を作ったり、ファイルをコピーしたりするのと同じようなことが出来るようになっています。

そして、画面左上にある「作成」ボタンをクリックすると、搭載されている機能一覧が表示されます。

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 では、簡単にそれぞれの機能を順番に見てみましょう!

 

【フォルダ】

・これはパソコンでファイル操作する時に作る「フォルダ」と同じものが作れる機能です。これでファイルをきれいに整理することが出来ます。

 

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・マイクロソフト製の「Word」と同様な文書作成が出来る機能です。

 

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・マイクロソフト製の「パワーポイント」と同様なプレゼン資料作成機能になります。

 

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・マイクロソフト製の「Excel」と同様な表計算が出来る機能です。

 

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・問い合わせや、アンケートなどのフォームを自由自在に作れる機能です。

 

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・文書、表計算、プレゼンなどの資料に、簡単な図形やイラストが作れる機能です。

 

これらすべての機能を「完全無料」で利用できるというのは、非常に良い時代に生きていると言うしかありません。

第7回では、さらに細かい活用法もご紹介していきます。

 

実は、高機能ビューワーとしても使える!?

WindowsやMacとのファイル交換や、高価な専用ソフトでないと開くことが出来ないファイルなどは扱いに困りますよね…。

そんな時に、実はGoogleドライブが活用できます!

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例えば、マイクロソフトのファイルや、PhotoshopなどのAdobe系ファイル、動画ファイルに圧縮ファイルなどなど…。

どのようなファイルでも、とりあえずGoogleドライブにアップロードさえすれば中身を表示してくれるのです。30種類を超えるファイル形式に対応しているので、大抵の問題は解決できそうです。(1ファイル25MB以内)

ちなみに、Googleドライブで作成したドキュメントは、マイクロソフト製のExcelやWord、さらにPDFなどに変換が可能です!

 

あれ? 保存ボタンはどこ!?

Googleドライブを初めて使う人が必ず疑問に思うのが…

「保存ボタンが無いんですけど!?」

という内容だそうです。

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実は、Googleドライブで作成するドキュメントは、どこか1文字でも変更すれば、その瞬間に自動保存される仕組みになっているのです。

つまり、ユーザーは保存の心配をまったくしないでOKなんですね。これなら、突然停電になったりネットの接続が切れてしまってもファイルは無事というわけです。

もちろん、保存履歴は後からどこまでも辿っていくことが可能です。

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【 第1回 】のまとめ

さて、だいたいの大枠は掴めたでしょうか。

Googleドライブを利用して作れるドキュメントをもう一度振り返ると…、

  • 文書ドキュメント
  • 表計算ドキュメント
  • プレゼン用ドキュメント
  • フォーム
  • 簡易図形・イラスト

となります。

Googleドライブは、ただのファイル保存場所ではありませんよね? どれも仕事にしっかりと使える機能を秘めています。

これから、少しずつ活用できるように頑張っていきましょう!

 

第2回目を読む

 

 

【 目次 】

第1回、「Googleドライブって何ができるの?」

第2回、「Word代わりに使える「文書」とは?」

第3回、「プレゼン資料作りに使える機能ご紹介!」

第4回、「Excel代わりに使える「スプレッドシート」」

第5回、「アンケートフォームなどが簡単に作れる機能」

第6回、「ちょっとしたイラスト作りに最適な機能!」

第7回、「知らなきゃ損する3つの便利ポイント!」

 

 

 

  

written by まさとらん